Office Web Apps contre Google Docs : Avantage Google

La semaine dernière, je vous parlais de l’utilisation de plus en plus importante en entreprise de la suite Google Apps et de fait, de la suite bureautique intégrée ; Google Docs. Depuis septembre, il est possible d’accéder (via une petite manip!) à une bêta d’Office Web Apps, la suite bureautique en ligne de Microsoft, version allégée d’Office et future rivale de Google Docs. L’occasion était trop belle d’avoir un premier aperçu de Word et Excel en ligne  afin de les comparer aux applications de Google Docs. A noter que Word Web App ne propose pas encore l’édition de documents (seule la visualisation est disponible).

Première impression générale : Office Web Apps est conçue avant tout comme un complément à Office 2010, permettant d’éditer des documents en situation de mobilité mais sans prise en charge de fonctions importantes présentes dans Office 2010 ou de fonctions avancées présentes sur Google Docs.

Exemples avec les deux tableurs : Excel Web App contre Google SpreadSheet
Les deux services en ligne offrent les mêmes fonctions de base : formatage du texte et des tableaux, tri de données, gestion de plusieurs feuilles de calcul au sein d’un même  fichier… et les deux  offrent le même confort d’emploi bien que le graphisme soit plus sobre sur Google SpreadSheet.

Excel Web App

La principale différence entre les deux services en ligne réside dans l’insertion des graphiques : Google SpreadSheet le permet contrairement à Excel Web App.
De plus, le tableur de Google offre la possibilité d’insérer au sein d’une feuille de calcul des images, des dessins mais surtout des gadgets (tableaux interactifs, graphiques chronologiques, cartes géographiques (Google Maps), etc).

Gadget Google Maps

Autre avantage pour Google Docs : la fonction Gears qui permet de travailler sur ses documents en local, hors ligne avec synchronisation une fois la connexion rétablie. A ce stade, Office Web Apps ne propose pas cette possibilité.

En revanche, les deux suites proposent des fonctions de partage assez complètes, ce qui permet de travailler à plusieurs sur des documents. Office Web App gère la fonction de partage depuis SkyDrive (au niveau des fichiers) alors qu’avec Google Docs, le partage d’un document peut se faire aussi depuis l’application elle-même.

La version finale n’arrivera qu’au premier semestre de l’année prochaine (avec la version finale d’Office 2010), mais pour l’instant : avantage indéniable à Google Docs. A suivre…

Les entreprises apprécient Google Apps

Le SaaS (software as a service – logiciel en tant que service) permet aux organisations d’utiliser des logiciels depuis un navigateur web en contrepartie d’un abonnement forfaitaire, et ce sans télécharger de logiciel, sans installer de matériel.

Avec sa solution Google Apps, Google est bien décidé à prouver que sa solution “Bureautique 2.0” est une alternative crédible aux approches Bureautique 1.0  (Office, Exchange, Notes …), utilisées aujourd’hui par plus de 90 % des salariés des entreprises de toute taille, de tout secteur.

Si les applications de Google Apps Standard Edition sont gratuites pour tous, avec une limite de 50 utilisateurs par domaine et un volume de stockage de 7 Go  (contre 25 Go pour la version « Premier »), l’édition Premier qui inclut la messagerie en ligne Gmail for Business, le calendrier Google Agenda, la plateforme de partage video Google Video, la suite bureautique Google Docs, l’outil de création de sites web collaboratifs Google Sites et enfin, l’outil de sécurisation de messagerie Postini ciblent les établissements universitaires, le secteur public et les entreprises.

L’offre en ligne, hébergée par Google, et offrant l’ensemble des services Google Apps est facturée 50 dollars par compte utilisateur et par an. A titre de comparaison, selon le cabinet d’étude Forrester, une messagerie d’entreprise coûte 200 euros par mois et par utilisateur !

De plus, afin de rassurer ses utilisateurs et, plus particulièrement les entreprises, Google propose son tableau de bord des performances d’applications  Google Apps Status Dashboard où les utilisateurs de Google Apps peuvent ainsi vérifier le statut des différents applicatifs.

La ville de Los Angeles (30 000 employés) mais également Euromaster (5 500 collaborateurs), Valeo (30 000 salariés) ou encore l’ESSEC (40 000 utilisateurs)  ont migré vers l’édition « Premier » de Google Apps.

A travers ce projet, Google démontre qu’il est en mesure de séduire des industriels longtemps fidèles aux pointures du logiciel d’entreprise, dont Microsoft.

Le Web 2.0 : la fin des logiciels ?

Dans un futur proche, nous n’aurons peut-être plus besoin d’installer de logiciels sur nos ordinateurs ni même de stocker des fichiers dessus. En effet, d’ores-et-déjà, tous ces services peuvent être rendus par le Web 2.0. Chaque application ou presque a son pendant en ligne, qu’il s’agisse de retoucher une image, de faire du montage vidéo, de convertir des fichiers, de créer des documents, etc.

Utiliser des applications en ligne présente de nombreux avantages. Plus de logiciel à installer, et de plus vous disposez nativement d’une plateforme multipostes puisque vous pouvez retrouver votre bureau sur n’importe quel ordinateur relié à Internet.

Enfin, la plupart de ces applications sont gratuites !

J’aurai l’occasion de vous montrer certaines de ces applications demain lors d’une conférence à la pépinière d’entreprises de Haute Gironde, à Saint-Aubin-de-Blaye.

Retrouvez les applications citées lors de la conférence dans la présentation ci-dessous et je vous invite à les essayer les unes après les autres… afin de vous faire vous même votre propre idée.

Google Agenda accessible en mode hors connexion

Google continue d’étendre l’accès hors connexion à ses services. Après Google Documents et Gmail, c’est au tour de Google Agenda.

Le procédé reste le même, à savoir conditionné par la présence du plugin pour navigateurs Gears.

L’utilisation en mode hors connexion de Google Agenda se limite toutefois à la lecture seule. Impossible donc par exemple de créer un évènement (voire de le modifier ou le supprimer) en vue d’une modification lors de la prochaine synchronisation (à la connexion).

Il ne reste plus qu’à attendre la prochaine version où il sera vraisemblablement possible d’ajouter des événements et de passer automatiquement en mode débranché.

PREZI révolutionne les outils de présentation

Prezi est une solution en ligne de création de présentation qui est en train de faire une grosse impression sur bon nombre  de blogs.

Peut être pensez-vous « Un outil de plus, nouvelle simple copie du leader Powerpoint avec son principe d’un présentation linéaire,  sous la forme du passage d’une diapo à une autre » ? Pas du tout ! Avez Prezi, vos présentations Powerpoint vont prendre 20 ans dans la vue.

Prezi opère une véritable révolution ergonomique. Finies les présentations par diapositives !  Certes il est toujours possible de parcourir de manière linéaire votre présentation, mais l’idée géniale est d’avoir une vue d’ensemble de votre plan pour improviser une nouvelle réponse, réponse qui n’était pas à priori prévue dans l’ordre original de votre présentation. Qui plus est, la lecture de la présentation est particulièrement fluide, avec des animations zoom plus que sympas !

Voici une démonstration que je vous invite à regarder jusqu’au bout :

Pour l’instant, Prezi n’est qu’en version béta privée, et n’est donc pas accessible librement. Je me suis inscrit sur le site pour recevoir une invitation afin de tester plus précisément cette version béta et je ne me manquerai de vous reparler de ce petit outil révolutionnaire car ses applications possibles vont bien au delà de la “simple présentation Powerpoint” !

DRUPAL élu meilleur CMS 2008

Comme chaque année, la communauté des webmasters désigne le meilleur CMS Open Source.

Joomla! à remporté ce prix en 2006 et en 2007 mais cette année, c’est DRUPAL qui a été élu meilleur CMS open source. Rien de très étonnant dans cette nomination. DRUPAL est effectivement un outil de gestion de contenu moderne et efficace, beaucoup moins formaté que WordPress qui reste l’outil de référence pour la mise en place d’un blog.

Pour ma part, je trouve que la rapidité de prise en main par les utilisateurs finaux reste à l’avantage de Joomla!, qui finit cette année en 2ème place, devant DotNetNuke, le seul CMS dans le classement final qui est écrit en VB.NET pour l’environnement ASP.NET.

A noter également la nomination de SilverStripe au titre de CMS le plus prometteur devant CMS Made Simple.

DimDim : animer votre classe en ligne

DimDim est généralement présenté comme une plateforme en ligne de gestion et d’hébergement de Web-meeting. Je préfère plutôt présenter DimDim comme une solution de classe virtuelle 100% gratuite.

En effet, la dernière version (DimDim 4.5) permet de faire des Web conférences jusqu’à 20 personnes (dans la version gratuite), mais la vidéo et le son ne sont partageables que dans le sens professeur->étudiants à la différence d’autres solutions de web conférences où tous les participants peuvent se voir.

Mais DimDim n’en demeure pas moins un logiciel à surveiller tant ses possibilités peuvent être utiles pour la formation à distance :
– diffusion et partage des présentations Powerpoint,
– diffusion et partage des documents (PDF, Doc …),
– diffusion et partage des images,
– diffusion et partage des vidéos,
– discussion via messagerie instantanée,
– partage du tableau blanc virtuel.

Dans la version 4.0,  DimDim offre de nouveaux services :
– Possibilité d’enregistrer les meetings,
– Présentateurs multiples pour des supports variés, y compris le partage de bureau,
– Possibilité de partage de bureau Mac.

Il manque encore quelques petites choses, comme la prise de contrôle à distance ou la possibilité d’annoter ce que l’on diffuse.

Le produit gratuit est donc limité à 20 utilisateurs mais des versions professionnelles permettent d’en augmenter le nombre (jusqu’à 1000 dans la version pro); le tout sans rien installer (ni Skype, ni MSN), sur tous les environnements, (Windows, Linux, Mac) et avec une configuration modeste.

Sachez qu’il est aussi possible d’installer la solution sur ses propres serveurs (en entreprise ou dans un centre de formation) ou sur un serveur dédié chez DimDim. Cette version open source propose plus de possibilités de partage d’applications que celle proposée gratuitement sur le serveur de Dimdim.

Dimdim semble à terme avoir un gros potentiel, d’autant plus que des modules existent pour différents LCMS (Learning Content Management System) comme Claroline, Moodle ou SugarCRM.

L’Open Source et le décisionnel

L’open source gagne chaque année de nouveaux domaines d’application avec des solutions de plus en plus matures, et offre de vraies alternatives aux solutions historiques et propriétaires. Occupons aujourd’hui du domaine du décisionnel.

On appelle « aide à la décision », ou encore « le décisionnel », un ensemble de solutions informatiques permettant l’analyse des données de l’entreprise, afin d’en dégager des informations qualitatives nouvelles, qui seront la base de décisions.

Les informations qui seront à la base du système décisionnel, proviennent souvent de multiples systèmes d’information de l’entreprise. Il est donc nécessaire de centraliser et de consolider ces données dans une base unique : le datawarehouse. C’est le rôle des outils appelés ETL pour « Extract, Transform, Load ». La visualisation de ces données va être effectuée grâce aux générateurs d’états. Un état est la présentation de données de manière synthétique et lisible et un générateur d’états est un programme qui permet de définir un état selon ses besoins. Les générateurs de graphes permettent, quant à eux, une représentation visuelle des données. Ensuite, l’analyse multidimensionnelle (OLAP), l’un des modes d’analyse les plus courants dans le décisionnel, consiste à définir les axes d’analyse utilisés pour étudier une ou plusieurs grandeurs. Il est enfin souhaitable de synthétiser toutes ces informations sous forme d’un tableau de bord, synthétique, véritable support d’aide à la décision.

L’open source permet aujourd’hui d’offrir une solution complète architecturée autour de composants qui utilisent tous des technologies Java.

Kettle est un ETL open source, développé en Java, qui permet de concevoir et exécuter des opérations de manipulation et de transformation de données. Outil efficace pour réaliser rapidement tout type de traitement sur des bases de données. Kettle a l’avantage d’être performant et simple d’utilisation.

JFreeChart est une bibliothèque Java permettant la génération de graphiques, sous forme d’images (PNG ou JPEG), de documents PDF ou de fichiers vectoriels SVG.

BIRT (Business Intelligence and Reporting Tool) est un projet de la communauté Eclipse comprenant un générateur de graphiques, un générateur d’états et un environnement de conception. Le moteur de BIRT peut être intégré dans toute application, développée avec le langage Java, que ce soit dans une application web ou dans une application de type client.

Mondrian est un serveur OLAP disponible sous licence open source, le plus souvent utilisé conjointement avec JPivot ou JRubik, outils qui proposent une interface graphique de consultation et manipulation des données.

Ces outils, tous développés en environnement Java, peuvent être rassemblés dans une plate-forme complète, qui se suffit à elle-même, pour couvrir l’ensemble des fonctions décisionnelles (ETL, reporting, analyse…). Parmi ces plate-formes, on trouve notamment les suites Pentaho et SpagoBI.

Pentaho permet, via une interface unique, soit un portail J2EE, soit une application web spécifique les fonctionnalités suivantes :
– Consultation des états (outil BIRT)
– Export de données de JPivot
– Constitution des tableaux de bord sous quelques formes que ce soit.
Il faut cependant noter que la suite Pentaho est proposée à la fois en version libre sous licence open source et en version professionnelle sous licence commerciale. Cette dernière est basée sur celle sous licence open source mais avec une interface utilisateur étendue.

SpagoBI est une plate forme décisionnelle développée par la société italienne Engineering Ingegneria Informatica. Elle permet la génération d’états, simples ou paramétrés en utilisant le générateur BIRT mais également l’analyse de données avec Jpivot/Mondrian. Cette plate-forme est uniquement distribuée sous licence open source. Il n’y a donc pas de fonctionnalités volontairement absentes et réservée pour une version commerciale comme c’est le cas pour Pentaho.

Si vous souhaitez en savoir un peu plus sur le monde de l’open source et ses gammes de solutions, je vous donne rendez-vous pour la conférence

« L’entreprise et les logiciels libres »
Jeudi 20 novembre 2008 de 18h à 19h30
Campus de Bissy, 83/97 avenue Bon Air – Mérignac – rocade sortie 12

que j’aurai le plaisir d’animer en collaboration avec l’Echangeur Bordeaux Aquitaine.

Les suites bureautiques en ligne

Avec l’essor des interfaces riches et l’augmentation des débits, la bureautique en ligne est devenue aujourd’hui une réalité. L’écriture et le partage d’un document en ligne se font désormais très simplement et, le plus souvent, gratuitement. Focus sur les principales offres disponibles.

Pour sa suite bureautique en ligne, Google mise sur ce qui fait sa force depuis longtemps : la simplicité. Il propose via Google Documents, un traitement texte, un tableur et un logiciel de présentation. Les fonctionnalités de base sont similaires à celles des logiciels de Microsoft. Google Documents est d’ailleurs compatible avec les formats de fichiers issus de Microsoft Office ou OpenOffice. Mais la grande force de Google repose sur les options de collaboration en ligne et l’intégration avec les autres services maison, tels que l’e-mail Gmail ou la messagerie instantanée GTalk. De plus, Documents est accessible en hors ligne, grâce à la fonctionnalité Google Gears.

Avec Google Documents, Zoho apparaît comme l’une des suites bureautiques les plus complètes du marché, à la fois simple et conviviale à utiliser. Par rapport à l’offre de Google, Zoho se distingue par une interface qui ne dépaysera pas les utilisateurs de la suite Microsoft Office. Mais Zoho Office propose une gamme de services beaucoup plus élargie que celle de Google avec toute une gamme d’applications bureautiques pour professionnels (CRM, web conferencing, gestionnaire de base de données…).

Microsoft semble être partie avec un train de retard avec son offre « Office Live Workspace« . Celle-ci présente en effet à ce jour certaines limites fonctionnelles qui l’empêchent de se hisser au rang des autres suites bureautiques en ligne citées précédemment. Elaborée en tant que service de partage de fichiers de travail en ligne (texte, tableurs et présentations), Office Live Workspace ne permet pas de créer directement en mode Web ses propres documents.

Adobe vient de lancer sa suite web Acrobat.com : elle s’articule essentiellement autour du traitement de texte Buzzword et d’un convertisseur de PDF en ligne, le tout agrémenté de Connect Now, un service de collaboration assez perfectionné. Cette dernière application constitue le point fort d’Acrobat.com, le traitement de texte se limitant à des fonctionnalités de base.

Les solutions Bureautique 2.0 en ligne ont désormais atteint un niveau de maturité fonctionnelle suffisant pour être utilisées efficacement par la majorité des TPE/PME. Dès qu’elles découvrent les potentiels de ces outils et les réductions de coûts induites, elles sautent le pas, très vite. La principale difficulté actuelle réside dans la non connaissance de ces outils par ces entreprises.

Si vous êtes intéressés par ces solutions, je vous propose de me retrouver le jeudi 16 octobre aux Matinées de l’Innovation de l’Echangeur Bordeaux Aquitaine pour une présentation complète de ces outils.

Dokeos : une suite e-learning en Open Source

Dokeos est une plate-forme d’apprentissage en ligne (ou LMS) sous licence GPL, écrit en PHP qui utilise le SGBDR MySQL. Créée à Bruxelles par Thomas de Praetere, docteur en philosophie, la solution Dokeos est utilisée par un millions d’apprenants à travers le monde entier. Cette plateforme de téléformation est basée sur un fork* de Claroline (v.1.4.2), avec la volonté  de proposer une orientation plus « organisation » que « institution » du logiciel et de s’adresser ainsi plutôt à une « clientèle » professionnelle (entreprises notamment) qu’au seul milieu universitaire.

Ses domaines de prédilection sont :
– la mise à disposition de ressources pédagogiques ;
– la création de parcours d’activités ;
– la communication entre enseignants et étudiants ;
– l’apprentissage collaboratif.

L’enseignant (ou le formateur) peut :
– créer un cours en ligne,
– publier des documents dans tous les formats (Word, PDF, HTML, Video…),
– composer des exercices (choix multiple, texte lacunaire, correspondances, question ouverte, zones sur image)
– permettre aux participants de soumettre des travaux,
– structurer un agenda avec des échéances,
– publier des annonces et les notifier par courriel,
– créer des groupes de participants,
– administrer des forums de discussion publics ou privés,
– consulter des statistiques de fréquentation et de réussite aux exercices…

De son côté, l’étudiant (ou le stagiaire) peut :
– prendre connaissance des échéances du cours grâce aux annonces et à l’agenda,
– consulter les ressources : description du cours, documents, liens,
– faire les exercices,
– rendre des travaux,
– communiquer par mail avec le tuteur et les autres utilisateurs du cours,
– participer aux forums publics ou privés,
– partager des documents avec les utilisateurs du cours et/ou les membres de son/ses groupe(s) de travail,
– « chatter » avec les autres utilisateurs connectés…

De plus, grâce à la communauté de ses développeurs, la plate-forme Dokeos évolue rapidement, prenant en compte les demandes d’amélioration des utilisateurs.

Dokeos respecte les standards, génère du HTML et fonctionne dans tous les environnements. Il permet d’importer des cours (norme SCORM**).  Dokeos est interopérable avec Flash, MP3, Word, PowerPoint, Open Office, SAP, Oracle…

Si les apprenants, avec une amélioration de leur auto évaluation, et les formateurs, qui apprécieront le développement des interactions avec les apprenants, sont bien servis par la plate-forme Dokeos, les responsables de formation y trouveront tous les outils au service de l’apprentissage de l’ensemble de l’organisation, permettant un suivi très fin aux plans qualitatif et quantitatif.

* Un fork peut être considéré comme un clonage d’un logiciel libre dans le but de le faire évoluer dans une direction différente du logiciel original.

** SCORM (Sharable Content Object Reference Model) est une spécification permettant de créer des objets pédagogiques structurés et qui permet ainsi aux systèmes d’apprentissage en ligne de trouver, importer, partager, réutiliser, et exporter les contenus d’apprentissage, de manière normalisée.